Desde siempre y de acuerdo con Henry Fayol, se ha establecido que la empresa, sin importar cual su ámbito y tamaño, debe cumplir con unas funciones básicas, que son las siguientes:

1️⃣ Funciones Técnicas

Estas hacen referencia a las funciones empresariales que están relacionadas de forma directa con la producción de bienes y servicios de la empresa, y son la razón principal de toda empresa, en esta se encuentran las funciones de manufactura, de operación, las de adaptación y las productivas, operación.

Esta es la parte de la empresa que tiene la responsabilidad de los procesos de producción y fabricación, aquí se deben establecer los procedimientos y la metodología que se debe emplear para obtener el producto y si requieren de alguna especificación técnica.

También debe describirse de forma clara los recursos que se necesitan, los conocimientos y las habilidades que deben tener las personas que trabajaran con ellos.




2️⃣ Funciones Comerciales

Aquí se agrupan todas las actividades que se relacionan con la venta, compra e intercambio que realiza la empresa, lo que significa que la empresa debe saber producir de forma eficiente, vender y comprar, para hacer llegar los bienes y servicios producidos al consumidor.

Esta área de la empresa se encarga de todo los asuntos relacionados con la compra y la venta de los bienes que produce, entre las funciones que tiene esta área se encuentran las siguientes:

✔️ Marketing

La función de esta unidad es diseñar el producto y establece el público objetivo al cual va dirigido dicho producto, para lograrlo tiene que disponer de información completa del mercado al cual va dirigido el producto y cuales conocer las preferencias de los clientes.

✔️ Relaciones con los proveedores y los clientes

Con los proveedores debe negociarse y establecer condiciones para adquirir los materiales para la producción. En lo que su relación con los clientes, debe tratar de conseguir la mayor información sobre sus necesidades y conocer las opiniones que tienen del producto.

A ambos agentes se les debe ayudar y aclarar cualquier duda, manteniendo siempre unas buenas relaciones por ser factores muy importantes para el buen funcionamiento de la empresa.

✔️ Establecen de los precios

La estrategia de precios se establecerá de acuerdo al público objetivo, al margen de beneficio que se quiere obtener por producto o servicio y las metas planteadas de acuerdo con el mercado al que se quiere llegar.

Planificar las promociones que se crean necesarias para dar a conocer el producto, cuando las empresas van a introducir en el mercado un producto nuevo, invierten en promociones con la finalidad de darlo a conocer e incentivar al consumo.

Esto debe hacerse con mucho cuidado, porque la promoción representa una disminución del margen de ganancias y se corre el riesgo de que no sea aceptada o se tenga que hacer una rebaja o aumento en el precio.

✔️ Realizar la planificación de la publicidad

Aquí deben determinarse los medios que se utilizaran para dar a conocer el producto, para ello deben emplearse los espacios que sean más visitados por el público objetivo.




3️⃣ Funciones financieras

En esta se busca y se maneja el capital, el administrador financiero es el encargado organiza, controla, prevé, dirige, integra y planea la economía de la empresa, con la finalidad de obtener el mayor provecho de los Recursos Financieros que se disponen.

La función de esta unidad es administrar el capital de la empresa que puede estar conformado por:

  • Recursos propios: son los recursos aportados por las personas que crearon la empresa.
  • Financiamiento por parte de entidades de crédito: son los recursos que se haya obtenido por algún tipo de crédito o préstamo, que han ayudado a afrontar las los gastos y las inversiones.
  • Fuentes alternativas de financiación: son aporte que provienen de terceros que no tienen relación con la empresa ni tampoco son entidades bancarias.

4️⃣ Funciones de seguridad

Esta área se encarga del bienestar de las personas que prestan sus servicios en la empresa, brindan protección a los equipos con que cuenta y al inmueble, entre ellas se encuentra la seguridad industrial, de higiene, la personal y la privada.

5️⃣ Funciones contables

En estas funciones se encuentra todo lo relacionado con los balances, inventarios, costos, registros y estadísticas de la empresa; esta a su vez tiene dos funciones básicas, que son el informar a través de los estados financieros las operaciones que se realizan y llevar un control de los recursos que tienen.

Una vez que ha realizado sus funciones, el comité de auditoría tiene la responsabilidad de revisar la integridad y la confiabilidad de la información financiera trimestral y anual cumpliendo con los requisitos de control interno, contables, y de auditoría.




6️⃣ Funciones administrativas

Esta es la encargada de integrar, controlar y regular, las funciones contables, de seguridad, financieras, comerciales y técnicas, cumpliendo con las actividades y sus deberes de forma eficiente y eficaz para la implementación de la coordinación, la dirección, la planificación, el control y la organización.

Esta función tiene la responsabilidad de coordinar cada una de las actividades que se hacen en la empresa. Las funciones que cumple esta área son las siguientes:

-Tiene que hacer cumplir con una gran cantidad de normativas y reglamentaciones: se encarga del mantenimiento de la documentación que es importante para la empresa, porque estos se pueden requerir en cualquier momento.

-Ayuda a que haya una buena coordinación entre departamentos: dentro de la empresa es muy importante que exista una buena comunicación, por ello debe haber una o varias personas que sean las responsables de hacer circular la información.

administración




Otras funciones básicas importantes de la empresa

A parte de las funciones básicas establecidas por la administración, una empresa también tiene que cumplir con tres funciones muy importantes para el cumplimiento de sus actividades, estas funciones son las siguientes:

✔️ Función económica: Cuando se crea una empresa los objetivos primordiales son obtener un beneficio económico de la actividad que se realiza diariamente, con esta función también se cumple con las obligaciones y normativas comerciales, con la finalidad de evitar un posible fraude.

 Con esta función también se persigue la creación de la riqueza para el beneficio propio y el bienestar de empleados. 

Cuando se crea una empresa los objetivos primordiales son obtener un beneficio económico de la actividad que se realiza diariamente, con esta función también se cumple con las obligaciones y normativas comerciales, con la finalidad de evitar un posible fraude.

✔️ Función de dirección en la empresa: en esta función se encuentran unificados diferentes aspectos relacionados con la organización como es el caso de la estructura organizativa de la empresa, los recursos para la formación de los trabajadores, la planificación del futuro con la finalidad de darle continuidad al proyecto.

Actualmente la dirección de algunas empresas se encarga de formar profesionales para que sean en un futuro los responsables de dirigir la empresa.

✔️ Función social de la empresa: debe demostrar la importancia que tiene en la comunidad y con el personal que en ella se desempeña. Con la comunidad debe ofrecer un buen servicio y con sus trabajadores ayudarlos a que se integren y cada vez se superen más.




Importancia de las funciones de la empresa

Las funciones en la empresa son muy importantes porque permiten cumplir correctamente con su actividad económica para la cual fue creada, para ello debe saber cuáles son los recursos con los que cuenta, para organizarlos y luego asignarles responsabilidades con la finalidad de que cumplan de forma correcta con sus funciones y de esta manera poder cumplir sus metas.

Para el cumplimiento de las funciones se debe conocer de forma general los diferentes departamentos que tiene la empresa, las funciones de cada uno de ellos y los procesos que deben cumplirse para prestar un buen servicio, atender a su personal y los medios utilizados para conseguir los objetivos que se plantearon cuando fue creada la empresa.

¿Dónde se establecen las funciones de la empresa?

Para que se establezcan las funciones de la empresa debe haber un manual de funciones, con esto se podrá llevar un control sobre las funciones que se le asignan la personal que forma parte la organización.

Esta es una herramienta muy importante que ayuda para el desarrollo de las actividades de la empresa, en él se establecen y se delimitan las actuaciones de cada una de las áreas de trabajo y de cada uno de los puestos de trabajo.

El manual de funciones define de la estructura organizativa de la empresa, en el se encuentra la descripción y el diseño de los diversos puestos de trabajo, para ello establece normas de coordinación. En este documento se especifican los requisitos para el cargo, las funciones y las responsabilidades.




Para elaborar un manual de funciones deben seguirse el procedimiento que a continuación se presenta:

Los responsables de la empresa deben suministrar la información relacionada con la organización de la empresa, las características de las diferentes áreas, el objetivo que tiene y las definiciones de los puestos de trabajo, para que una persona especializada con esta información diseñe el manual.

  • Determinar cuál es el estado que tiene en la actualidad la organización de la empresa y documentarlos
  • Elaborar un anteproyecto del manual de funciones.
  • Comparar y analizar el contenido del anteproyecto con el personal de la empresa.
  • De ser necesario se le hacen correcciones y modificaciones al anteproyecto.
  • Una vez realizada todas las observaciones que se le hicieron se presenta el manual de funciones de la empresa.

Importancia del manual de funciones

El manual de funciones  es un documento escrito que contiene toda la información necesaria para orientar  las actuaciones de cada uno de los miembros de la empresa, estableciendo criterios únicos para el desempeño y de las acciones que deben cumplirse para lograr los objetivos establecidos.

En este documento se incluyen las normas legales, administrativas y reglamentarias que se han estableciendo con el paso del tiempo y la relación con las funciones, los procedimientos a seguir y la manera como está organizada la empresa.

Este instrumento es una guía práctica que sirve como soporte para la comunicación y organización, contiene información ordenada y técnica, que establecen de forma clara los objetivos, procedimientos, políticas y normas de la organización, esto permite que sean de gran utilidad para logro de los procesos administrativos.




Propósito del manual de funciones

El manual de funciones tiene como propósito orientar sobre la manera en la cual la empresa está organizada, con la finalidad de cumplir los objetivos que se planteó al momento de su creación, determinar los niveles de responsabilidad de cada una de las áreas administrativas que la conforman y cuál es su relación de dependencia y de autoridad.

Para que un manual no pierda su vigencia, debe ser revisado cada cierto tiempo con la finalidad de ir actualizando las funciones a medida que se va evolucionando y creciendo, además de que cada día se presentan o surgen nuevas técnicas y avances tecnológicos que van cambiando las funciones de los departamentos y también modifican las funciones de los cargos.

Este es un instrumento de gran ayuda para las empresas, con el cual se hace más fácil cumplir con las tareas de cada uno de los departamentos y de las personas que lo integran.




Beneficios que tiene el manual de funciones

Cuando se delimitan y se establecen las actuaciones de cada uno de los miembros de la empresa, podrán interactuar con un mayor conocimiento de las funciones que cumplen dentro de la empresa, esto ayudará con el proceso de integración, desarrollo y comunicación.

Este manual permite distribuir las funciones, se evita la duplicidad y las omisiones de las funciones, cada miembro de la organización sabe lo que debe hacer y cuál es el alcance de sus funciones.

Con esta herramienta se puede planificar los puestos de la empresa y la variación que puedan tener, además con él se pueden definir planes de carrera.